POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
1. INTRODUCCIÓN
BIMBO DE COLOMBIA S.A. (la “Compañía”), identificada con NIT 830.002.366-0, es una sociedad constituida y existente conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio en Tenjo, Cundinamarca., cuya actividad principal consiste en la elaboración de productos de panadería.
La Compañía procesa información y datos personales para las actividades misionales y de apoyo de acuerdo con su objeto social. En este sentido, la Compañía es una empresa comprometida con la protección de la información de los titulares de todo dato personal contenido en sus bases de datos, de acuerdo con los parámetros establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Para lo anterior, la Compañía pone a disposición de los titulares de Datos Personales (los “Titulares”) la presente Política de Tratamiento de Información (la “Política”), que tiene como fundamento lo siguiente:
- Que los Titulares conozcan las formas de tratamiento y las finalidades a las que serán sometidos sus datos personales, al otorgar su consentimiento previo, libre, informado y expreso.
- Que los Titulares conozcan los derechos que les asisten y la forma de ejércelos.
- Que los Titulares conozcan las prácticas y políticas de la Compañía en materia de protección de datos personales, para lo se han establecido unos procesos y unos delegados cuyo propósito es garantizar los derechos de los Titulares.
2. ALCANCE DE LA POLÍTICA
Todo tratamiento de Datos Personales que se lleve a cabo en Colombia por parte de la Compañía, sus empleados y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que la Compañía acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con el tratamiento de Datos Personales, de los cuales la Compañía es responsable. La Política también aplicará a terceras personas jurídicas o naturales con quienes la Compañía suscriba contratos de transferencia de Datos Personales, con el fin de que tales terceros se obliguen a cumplir lo que les corresponde en materia de protección de Datos Personales, según lo establecido en esta Política y la legislación aplicable.
3. DEFINICIONES PRINCIPALES
Los términos utilizados en mayúsculas tendrán el significado que aquí se les otorga o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.
- “Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
- “Base de Datos”: Significa el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
- “Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
- “Dato Público”: Significa el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- “Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- “Encargado”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento por cuenta y encargo del Responsable.
- “Autorizado”: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía que por virtud de la Autorización y de esta Política, tienen legitimidad para realizar el Tratamiento. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
- “Habilitación” o estar “Habilitado”: Es la legitimación que expresamente y por escrito, mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la legislación aplicable, para el Tratamiento, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a su disposición.
- “Ley”: Es la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la jurisprudencia de la Corte Constitucional de Colombia sobre Datos Personales que sienta precedentes, y cualquier regulación expedida por el Gobierno Nacional reglamentando los preceptos legales, que se encuentren vigentes en el momento en que comience el Tratamiento por parte de la Compañía, según dicha Ley sea modificada de tiempo en tiempo y dicha modificación aplique al Tratamiento realizado por la Compañía sobre el Dato Personal.
- “Política”: Es la presente Política de Tratamiento de la Información que responde a lo exigido por el Decreto 1377 y que incluye, entre otras cosas, (i) plena identificación del Responsable (nombre, razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono); (ii) el Tratamiento y las finalidades a las cuales están sometidos los Datos Personales; (iii) los derechos de los Titulares; (iv) los procedimientos para consultas, reclamos y quejas y ejercer los derechos que están en cabeza de los Titulares, y (v) la persona o dependencia encargada de atender todas las consultas de los Titulares.
- “Responsable”: Es toda persona destinataria de la Política y sujeta al cumplimiento de la misma por realizar actividades de Tratamiento dentro, en nombre de, en representación de o para la Compañía, incluyendo pero sin limitarse a todo aquel que sea empleado, director, representante, contratista, agente, delegado, accionista, socio, consultor externo, proveedor y cliente de la Compañía.
- “Titular”: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos y quien es el sujeto del derecho de hábeas data, por ser titular de los Datos Personales correspondientes.
- “Transferencia”: Es el Tratamiento que implica la comunicación de Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
- “Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento mediante la cual se comunican Datos Personales, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
- “Tratamiento”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y, en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
4. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
La Compañía, los Responsables y Encargados Tratarán los Datos Personales únicamente para las finalidades que se señalan a continuación. Asimismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de la Ley o contrato alguno, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
- Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Compañía.
- Cumplir con los procesos internos de la Compañía en materia de administración de proveedores y contratistas.
- Entregar información a terceros para evaluación y clasificación de proveedores.
- Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
- Prestar sus servicios, de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes y/o proveedores de la Compañía.
- Realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
- El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la Compañía.
- Procesos al interior de la Compañía con fines de desarrollo, operación y/o de administración de sistemas.
- Enviar información y ofertas comerciales
- Enviar archivos con información de datos médicos cuando así lo exijan los procedimientos internos de la empresa.
- Elaborar estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados por la Compañía.
- La transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos.
- Mantener y procesar, por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente, con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
- La administración del recurso humano de la Compañía, incluyendo pero sin limitarse a la vinculación laboral a la Compañía, procesos de capacitación, realización de evaluación del desempeño, adelantar programas de bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificaciones laborales, suministro de referencias laborales en caso de ser solicitadas, conformar el mapa humano del personal que labora en la Compañía y el pago de nómina, cuando ello aplique.
5. PRINCIPIOS
En todo Tratamiento realizado por la Compañía, la Compañía, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones ahí contenida. Estos principios son:
- Autorización previa: Todo Tratamiento se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley, la Compañía buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.
- Calidad: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la Compañía deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.
- Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, la Compañía deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia de la Compañía encargada de la protección de Datos Personales. La respuesta a la solicitud deberá otorgarse por el mismo medio o, al menos, por un medio similar al que utilizó el Titular para solicitar información.
- Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de la Compañía que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por la Compañía para llevar a cabo el Tratamiento.
- Temporalidad: La Compañía no usará la información del Titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular al momento de obtener la Autorización.
- Acceso restringido: La Compañía no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
- Confidencialidad: La Compañía debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas, no Autorizadas y/o Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento deberá ser consultado con el área legal de la Compañía para asegurar el cumplimiento de esta regla.
- Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular y la Compañía haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.
- Individualidad: La Compañía mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tenga la calidad de Encargado de las Bases de Datos en las que sea el Responsable.
Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Compañía o los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido Autorizado.
- Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Compañía, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377.
- Presentar solicitudes ante la Compañía o el Encargado respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que estos le entreguen tal información.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
- Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de la Compañía, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Compañía o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley. Teniendo en cuenta lo establecido por el Decreto 1377, el Titular podrá revocar la Autorización siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual según la cual el Titular no tenga el derecho de revocar la autorización por el tiempo que se haya establecido en el contrato y el cual tenga que estar íntimamente relacionado con las finalidades para las cuales son recolectados los Datos Personales.
- Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de su cédula de ciudadanía por medio virtual o presencial o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
7. DATOS SENSIBLES
El titular es libre de otorgar sus Datos Sensibles a la Compañía. En este sentido es importante resaltar que con base en la Ley el consentimiento y la autorización para el Tratamiento de los Datos Sensibles es completamente facultativo y opcional. La Compañía recolecta Datos Sensibles relacionados con la información médica del personal que pretende vincular. Frente a los clientes la Compañía no recolecta ningún Dato Sensible.
8. ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La Compañía ha dispuesto al área legal, como encargada de la atención a afiliados. Ésta área es responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas relacionadas con Datos Personales. El área cuenta con personal de apoyo de servicio al cliente, quienes de manera específica tramitarán las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
- Recibir las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de sus Datos Personales; solicitudes de conocimiento de sus Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales, en los términos del artículo 15 de la Ley 1581; solicitudes de información sobre el Tratamiento y finalidades dados a sus Datos Personales, y solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
- Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.
Los datos de contacto del área legal son:
Dirección física: Calle 22 A N° 68 – 97, Bogotá – Colombia.
Correo electrónico: datos.bco@grupobimbo.com
Teléfono: 01800-752-1006
Cargo de la persona de contacto: Oficial de Privacidad.
9. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
9.1 CONSULTAS
La Compañía dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o los representantes de menores de edad Titulares, formulen CONSULTAS respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Compañía. Estos mecanismos pueden ser físicos, como trámite de ventanilla, electrónicos, a través del correo electrónico del área legal de la Compañía, o mediante llamadas telefónicas que se realicen a los call centers encargados de recepcionar las peticiones, quejas y reclamos. Cualquiera que sea el medio, la Compañía deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.
- El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular, su causahabiente, su representante y/o apoderado, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta será enviada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Compañía. Esta respuesta será obligatoria aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional.
- En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles siguientes, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para ello, se utilizará el mismo medio o uno similar a aquel mediante el cual fue presentada la consulta.
- La respuesta definitiva a todas las solicitudes no puede tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la Compañía.
9.2 RECLAMOS
La Compañía dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderado, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o los representantes de menores de edad Titulares, formulen RECLAMOS respecto de (i) Datos Personales Tratados por la Compañía que deben ser
objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Compañía. Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, o electrónicos como correo electrónico. Cualquiera que sea el medio, la Compañía deberá guardar prueba de la consulta y su respuesta.
El RECLAMO deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderado, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o representantes, así:
- Deberá dirigirse al área legal de la Compañía en la Calle 22 A N° 68 – 97, Bogotá – Colombia, o por Correo electrónico a: datos.bco@grupobimbo.com.
- Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
- Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
- Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
- Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
Antes de proceder, el responsable de atender el reclamo verificará:
- La identidad del Titular o su representante. Para ello, puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales o generales, según sea el caso.
- Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Compañía requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (02) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Compañía no es competente para resolverlo, dará traslado al área legal de la misma, ubicada en la Calle 22 A N° 68 – 97, Bogotá – Colombia, o por Correo electrónico a: datos.bco@grupobimbo.com dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Compañía donde reposen los datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (02) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10. VIGENCIA
Esta Política empezará a regir a partir del 26 de julio de 2013 Los Datos Personales que sean Tratados permanecerán en la Base de Datos de la Compañía con base en el principio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la Base de Datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los Datos Personales. En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las finalidades del Tratamiento.